Хранение документации является неотъемлемой частью деятельности организаций, работающих с драгоценными металлами и камнями. Это необходимо для соблюдения законодательных требований, ведения бухгалтерского учета и контроля за операциями с драгоценностями.

Перечень документов, которые необходимо хранить, может варьироваться в зависимости от конкретных видов деятельности и объема операций, но в общем случае включают в себя:

• Первичные учетные документы:
  • Акты приема-передачи драгоценных металлов и камней
  • Счета-фактуры
  • Товарные накладные
  • Кассовые чеки
  • Банковские выписки
  • Акт инвентаризации
  • Прочие документы, подтверждающие совершение операций
• Регистры бухгалтерского учета:
  • Журналы учета операций с драгоценными металлами и камнями
  • Книги продаж и покупок
  • Отчеты о движении драгоценных металлов и камней
• Документы, подтверждающие происхождение драгоценных металлов и камней:
  • Сертификаты качества
  • Пробирные клейма
  • Договоры поставки
• Документы, связанные с постановкой на специальный учет:
  • Заявление о постановке на учет
  • Решение о постановке на учет
  • Уведомления о внесении изменений в сведения о юридическом лице
• Документы, подтверждающие утилизацию отходов, содержащих драгоценные металлы
• Документы, связанные с контрольными закупками и проверками

Сроки хранения документов

Сроки хранения документов определяются законодательством и могут варьироваться в зависимости от вида документа. Например, первичные учетные документы обычно хранятся не менее 5 лет.

Важно:

• Организация хранения: Документы должны храниться в условиях, исключающих их порчу и утрату. Рекомендуется использовать специальные шкафы или сейфы.
• Инвентаризация: Периодически необходимо проводить инвентаризацию документов.
• Передача в архив: По истечении установленных сроков хранения документы могут быть переданы в архив организации или государственный архив.